Una red intranet simplifica a las empresas muchas tareas. Por ejemplo, facilita la disponibilidad de una importante variedad de documentos, proporciona un acceso centralizado de acuerdo a las temas que trata la entidad, acelera la conexión y el intercambio de conocimiento entre expertos.

La red intranet viene a suplir las necesidades de comunicación que tienen las empresas, esta necesidad de flujo de información se hace dentro de un circuito cerrado para respetar la privacidad de los datos y cumplir con el secreto profesional. La gran diferencia entre Internet y una red intranet radica entonces en la accesibilidad a los datos. Si bien ambas necesitan terminales informáticos y ambas necesitan conexión en red; las dos tienen una categoría diferente de privacidad de datos. Para controlar el acceso a los documentos de las redes intranet, cada documento suele ir acompañado de la categoría de trabajadores que pueden acceder a él. Esto hace que cada usuario pertenezca a una cierta categoría, y que cada categoría otorgue autorización a una o unas ciertas clases de documentos. De este modo, se controla y organiza el acceso a los datos que circulan por las redes intranet.

El acceso a una red intranet suele ser posible gracias a un nombre de usuario específico y una contraseña individual. Aunque una vez dentro de la red, nuestra autorización puede estar condicionada a la categoría de usuario que ostentemos. La red intranet se presenta entonces como la manera más segura de comunicarse, siempre que no deseemos que los demás sepan y vean la manera en que tratamos ciertos temas.

Algunas de las funciones y servicios que puede ofrecer una red intranet exclusiva son:

- el acceso a información de la empresa o documentos de carácter técnico,
- la difusión de información interna,
- la integración de motores de búsqueda de documentos,
- el intercambio de datos entre trabajadores,
- la nómina del personal,
- la dirección de proyectos,
- la asistencia en el proceso de tomar decisiones,
- una agenda,
- mensajes de correo electrónico,
- foros de discusión, chat, video conferencias,
- etc.

La red intranet se convierte así en un herramienta fundamental para las entidades de nuestros días, un elemento necesario e indispensable para muchas.

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